W co ręce kłaść!? Czyli jak wybierać zadania przy konflikcie priorytetów

https://youtu.be/jxBTJjtO7DI

Już na samym wstępie, zabierając się do roboty widzisz, że jest tego za dużo i nie masz najmniejszej szansy wyrobić się ze wszystkimi zadaniami. Czy ta sytuacja wydaje Ci się znajoma?
Przypuszczam, że każdy z nas tak miewa.

MOTYWACJA
Niestety bywa, że zamiast budować motywację do intensywnej roboty, ogrom zadań blokuje nas przed działaniem. „Jest tego za dużo…”, „Tak się nie da żyć…”, „Mam dość…” itd.
Rozum podpowiada, że takie emocjonalne podszepty tylko pogarszają sytuację, bo góra zadań rośnie z godziny na godzinę. Co tam rozum?! Nasze działania zwykle mocniej zależą od wewnętrznej motywacji, niż od zdroworozsądkowych konstatacji płynących z mózgu.

PROCEDURA
Jednym ze skuteczniejszych sposobów na zebranie sił w trudnej sytuacji jest trzymanie się procedury. Gdy znasz schemat działań i masz zaufanie do jego skuteczności, to łatwiej Ci zachować spokój w pozornie beznadziejnej sytuacji.

Są wśród nas ludzie, którzy są profesjonalnie przygotowywani do działania w powyżej opisanych okolicznościach. Mam na myśli kobiety i mężczyzn zajmujących się medycyną ratunkową.

TRIAGE
Słyszałem, że używają oni określenia „triage” (fr. triage – segregowanie, sortowanie). Chodzi o procedurę medyczna umożliwiającą służbom medycznym segregację rannych w wypadku masowym, w zależności od stopnia obrażeń oraz rokowania. Nazwa pochodzi z XIX wiecznej Francji i – jak wiele rozwiązań związanych z zarządzaniem kryzysami – ma korzenie militarne. Dominique-Jean Larrey służył w armii Napoleona Bonaparte jako jego przyboczny lekarz. Zdając sobie sprawę, że nie będzie w stanie udzielić pomocy wszystkim potrzebującym, Larrey wprowadził system segregowania rannych według schematu, o którym wspomniałem w dzisiejszym filmie. Od czasów napoleońskich, medycyna ratunkowa przeszła daleką drogę. Lecz na nasze biznesowe potrzeby ograniczymy się do tego starego, prostego schematu.

TEMPO I ROZSĄDEK
Wyobraź sobie, co się dzieje w głowie medyka, który jako pierwszy znalazł się w miejscu katastrofy, przed przybyciem innych służb ratunkowych. Jego świadomość, że nie poradzi sobie z tym co jest do zrobienie, jest o niebo większa, niż Twoja. Podjęcie mądrych decyzji w biznesie, rzadko ma związek z ludzkim życiem i śmiercią. W medycynie ratunkowej na szali jest właśnie ludzkie życie. Nie ma wtedy miejsca na myślenie typu „zacznę od czegoś łatwiejszego”, „zrobię sobie herbatę i zastanowię się co z tym zrobić”… Działanie wymaga tempa i rozsądku.

MILCZĄCY W POTRZEBIE
Zarówno w katastrofie jak i w biznesie, to nie te przypadki, która najgłośniej krzyczą wymagają najpilniejszej pomocy. Pamiętam z kursu prawa jazdy na motocykl, jak Tomek Kulik mówił, pół żartem pół serio, że ci co po wypadku mają siłę krzyczeć, mają pewno dość sił by przeżyć, a najbardziej potrzebujący często w milczeniu cierpią, gdzieś obok.

GRUPUJ
Tak samo w naszej pracy. Tematy najkrzykliwiej domagające się zaangażowania to niekoniecznie te, którym w pierwszej kolejności mamy poświęcić uwagę. Np. kolega z sąsiedniego działu, namolnie namawiający, by dzisiaj wyjść na lunch i przedyskutować jego problemy życiowe, może poczekać.
Także tematy, które mają najbardziej spektakularne i beznadziejne zniszczenia, warto zostawić w spokoju. Np. rozmowa na temat wpływu zmiany kursy euro na nasz zysk, to temat, którego nie zmienimy poświęcając czas na rozmawianie o polityce.
Nasz cenny czas i siły mamy skierować tam, gdzie zmieniamy bieg wydarzeń.
Wśród ogromu zadań znajdziesz takie, które tylko przy Twoim wsparciu zakończą się sukcesem. Chodzi na przykład o telefon do stałego klienta, który jest na pograniczu groźnej eskalacji swoich roszczeń, bo jego zamówienie zostało źle załatwione, a jego skarga zagubiona i bez odpowiedzi. Twoja rozmowa może zatrzymać niebezpieczną i kosztowną sytuację itp.

Zatem jeśli zaczynasz dzień, który nie ma szansy zakończyć się załatwieniem wszystkiego co masz na liście zadań, to podziel sprawy na trzy grupy i zajmij się tylko grupą, w której zmienisz bieg wydarzeń.