Przed dwoma tygodniami był odcinek o planowaniu tygodniowym, a na marginesie wspomniałem wtedy o Getting Things Done i rurze, z której wypadają zadania. Wywołałem temat. Skończyło się prośbą, graniczącą z żądaniem, by nagrać odcinek o rurze. No to nagrałem. Temat jest prosty, ale – cytując jednego z widzów – niełatwy.
Ponoć żyjemy w takim tempie, że już nikt nie ma szansy wyrobić się z zadaniami, które na niego spadają. Zatem zamiast stawiać sobie za cel zrobienie wszystkiego, róbmy tylko to co istotne.
TRZY SZUFLADY
Teraz wracamy do sedna dzisiejszego odcinka. Myślę, że dobrym tropem w tym temacie jest podejście znajomej urzędniczki, która wyjaśniła mi zasadę trzech szuflad.
Gdy do urzędu trafia nowa sprawa, to umieszcza ją w pierwszej szufladzie. Gdy za jakiś czas, ktoś będzie dopytywał o ten dokument, to papier jest przekładany do drugiej szuflady. Jeśli ktoś wciąż ktoś się interesuje tą sprawą, to wtedy papier ląduje w trzeciej szufladzie i sprawa jest załatwiana.
Jak się okazuje, większość spraw nigdy nie opuszcza pierwszej szuflady.
Jako petent wyciągam z tego naukę, że w urzędach warto „chodzić za swoimi sprawami”. Dzięki temu to czego potrzebujemy ma szansę trafić do właściwej szuflady.
Prezentowany przeze mnie pomysł „rury” wydaje się dojrzalszym podejściem niż urzędnicze szuflady. U mnie decyzja o załatwieniu sprawy jest podejmowana przeze mnie, bez zdawania się na naciski z zewnątrz. Aczkolwiek, faktycznie, niektóre nieistotne dla mnie zadania, trafiają do zrobienia tylko dzięki temu, że komuś na nich zależy i mi o nich przypomina. Co więcej, część spraw rozwiązuje się samodzielnie, jeśli się nie wtrącam.
GTD
Jeśli znasz książkę Davida Allena Getting Things Done (GTD), to wiesz, że to co prezentuję jest plonem koncepcji, które tam spisał. Jego książka powstała przed epoką smartfonów i gmaila. Wtedy wszelkie sprawy miały formę papierową i faktycznie lądowały w kuwetach oraz papierowych folderach.
Dzisiaj stosuję GTD w połączeniu z mailem.
Z pracy Allena wyniosłem też fundamentalną zasadę, że moja głowa, to nie jest właściwe miejsce przechowywania informacji. Jak tylko przychodzi mi na myśl nowy temat, to go zapisuję. Wszystko co ma być zapamiętane, ma być zapisane.
W moim przypadku do zarządzania zadaniami służy skrzynka mailowa, więc jak mam coś do zrobienia, to piszę sam do siebie maila w tej sprawie. W temacie umieszczam zadanie np. „Kupić 16GB kartę do kamery”. Potem, tak samo jak ze sprawami od innych, kieruję zadanie na ten lub inny tor.
GTD to także koncepcja pracy w kontekście. Autor radził gromadzić sprawy do załatwienia w grupy kontekstowe, np. zebrać razem to co mam załatwić przez telefon, oraz w osobnej grupie to co mam zrobić przy komputerze.
W mojej pracy konteksty są płynne więc się nimi nie przejmuję. Bez względu na to czy pracuję w biurze, czy w podróży, to mam przy sobie telefon i komputer. Co więcej, przemieszczam się komunikacją publiczną, więc pracuję w podróży.
Aczkolwiek znajomi, którzy sporo czasu spędzają w samochodzie potrzebują produktywnie wykorzystywać czas za kierownicą. Wtedy to co jest do załatwienia przez telefon, planują na czas podróży.
Czas na podsumowanie tematu.
Pomysł pracy z rurą, z której wypadają zadania,jest harmonijnym połączeniem dwóch podejść:
1. mojej potrzeby panowania nad tym co robię i
2. bycia zasypywanym ogromną ilością tematów.
Wspomniane w filmie odcięcie się na 25 minut od rury daje przestrzeń do produktywnego działania. Zaś zapisywanie każdego zadania uwalnia moją głowę i minimalizuje ryzyko zapomnienia o czymś istotnym.
2. bycia zasypywanym ogromną ilością tematów.
Wspomniane w filmie odcięcie się na 25 minut od rury daje przestrzeń do produktywnego działania. Zaś zapisywanie każdego zadania uwalnia moją głowę i minimalizuje ryzyko zapomnienia o czymś istotnym.