Jak znaleźć czas na ważne zadania? Poprzez planowanie tygodniowe!

https://www.youtube.com/watch?v=1xUqtK8Pzew

DUŻE KAMIENIE
Wiele lat temu, widziałem film z warsztatów prowadzonych przez śp. Stephena Coveya. Covey poprosił uczestniczkę o imieniu Elisabeth, by potraktowała plastikowy kubeł, jak swój tydzień, w którym potrzebuje zmieścić mnóstwo zajęć. Drobne sprawy były symbolizowane przez malutkie kamyczki i one same wypełniły połowę pojemnika. Elisabeth miała upchnąć kilka dużych, ważnych zadań. Zaczęło się dopychanie większych kamieni, które nijak nie chciały się zmieścić w kubełku.

(Jeśli chcesz zobaczyć jak to wyglądało, to wpisz w wyszukiwarkę youtube’a big rocks Covey, a znajdziesz filmik z tamtych warsztatów.)


linki związane z tym odcinkiem:


PUSTY TYGODNIOWY POJEMNIK
Koniec końców, Elisabeth – z pomocą Stephena – doszła do wniosku, że duże kamienie trzeba umieścić w pojemniku, nim jeszcze na horyzoncie pojawią się małe, nieplanowane kamyki. Wsadzenie dużych kamieni, gdy tydzień jest jeszcze pusty to jedyny sposób, by się zmieściły.
Covey użył tego obrazu, by spopularyzować ideę planowanie tygodniowego.
Powtarzam za nim: zadbaj o swój tygodniowy „pojemnik”, nim zaczną go wypełniać niespodziewane telefony, pilne prośby otoczenia o pomoc oraz rzesza ludzi, chcących się z Tobą spotkać.

PRZEŁOMOWY PRZEŁOM TYGODNIA
Zwykle w piątek wieczorem, w sobotę, lub w poniedziałek rano, jest jeszcze szansa, by w tygodniowym kalendarzu na nadchodzący tydzień jeszcze znaleźć miejsce na ważne sprawy.
Warto wtedy przystanąć na chwilę – może na kwadrans, a może na pół godziny – i przeprowadzić planowanie tygodniowe. To jest proste i pewno dla Ciebie oczywiste, a jednak, moim zdaniem, to najważniejszy nawyk przybliżający do zrealizowania ważnych planów.

RURA NAD GŁOWĄ
Skoro mówimy o Coveyu, to jego pomysły na planowanie i realizację zadań miały jeszcze inne elementy. Niektóre wydają się wciąż aktualne, jak planowanie tygodnia wg ról życiowych, a inne, jak priorytety A1, A2, A3, B1, B2…, najwyraźniej straciły swoją aktualność. Dzisiaj zamiast statecznej hierarchii priorytetów sprzed dwudziestu lat, jest nam bliżej do tego co opisał David Allen. W swej książce Getting Things Done malowniczo określił zarządzania zadaniami, jako przekierowywanie w odpowiednie rynny tego co spada na nas z rury wiszącej nad głową. Myślę, że współcześnie nie mamy już miejsca, ani czasu, na deliberowanie nad matrycą Eisenhowera i jej ćwiartkami 1., 2., 3. i 4. Podejmujemy szybkie decyzje, czy coś wpada na nasz własny stos zadań, czy delegujemy, albo od może razu wyrzucamy do kosza.

ROLE ŻYCIOWE
Rura na głową, czyli Gettings Things Done to może być temat na osobny odcinek. Teraz wróćmy do Coveya i wspomnianych powyżej ról życiowych.
Stephen Covey wydawał się być człowiekiem pozytywnie zakręconym na punkcie spuścizny jaką pozostawiamy na Ziemi po swoim odejściu. Powtarzał, by patrzyć na swoje dzieła w perspektywie tego, co z nich zostanie, gdy nas już nie będzie. A co zostało po Coveyu? Myślę, że na nowo odkrył dla ludzi biznesu wagę ról życiowych i odpowiedzialnego wywiązywania się z każdej podjętej roli.
Chodzi nie tylko o wielkie role zawodowe, jak szef firmy czy biznesmen. Tu chodzi o każdą rolę.
Jeśli wziąłem na siebie rolę blogera to sumiennie dostarczam to, co obiecałem widzom i czytelnikom. Jestem ojcem, to mam do spełnienia zadania wobec dzieci. Jestem małżonkiem, to mam zobowiązania wobec żony itd.

PLANOWANIE TYGODNIOWE Z PODZIAŁEM NA ROLE
W dzisiejszym odcinku mówię o planowaniu tygodniowym jako ponadczasowym sposobie na skuteczność działania. Ja planuję w prosty, wręcz trywialny sposób. Po prostu wpisuję w tygodniowy kalendarz duże kamienie, które mam wypisane na swojej liście w komputerze.
Jednak znam ludzi, którzy robią to w sposób staranniejszy, czerpiąc inspirację właśnie od Coveya. Otóż najpierw wypisują oni swoje główne role. Np. szef zespołu, prezes spółki, mąż, ojciec, sekretarz w fundacji itp. Dla każdej roli wymyślają co najmniej jeden, duży kamień na najbliższy tydzień. (Zatem mają tyle kamieni co ról, lub nieco więcej.) Dopiero na tym etapie wpisują duże kamienie do kalendarza.
Jest to bardziej metodyczne i ponoć przynoszące dobre owoce podejście do planowania.

Reasumując, zachęcam Cię – jeśli tego jeszcze nie robisz – zacznij od zaraz planować tygodniowo; choćby w takiej minimalnej wersji jak ja to robię. Jeśli chcesz podejść do planowania metodycznie, to rekomenduję planowanie tygodniowe z podziałem na role.