Oto link do pliku wspomnianego w filmie: LINK
Mój kolega z pracy mawiał „Chcesz rozśmieszyć Pana Boga, to powiedz mu o swoich planach.” Był wtedy młodym managerem, nie znał narzędzi do planowania, a filozofia dryfowania od pożaru do pożaru, wydawała mu się skutecznym sposobem działania.
Przełom nastąpił, gdy doszło do tak dużych i frustrujących opóźnień w jego dziale, że on sam skwapliwie zgodził się na skorzystanie z pomocy z zewnątrz. Konsultant, który pracował z nim przez parę miesięcy, pomógł wdrożyć nowy styl zarządzania. Jednym z narzędzi był prosty arkusz do szacowania czasu wykonania poszczególnych zadań, który znajdziesz w linku podanym na wstępie tego artykułu. (Oczywiście jedna tabelka nie rozwiąże wszystkich bolączek, ale może być pierwszym krokiem do zmiany podejścia do planowania.)
Jak to wygląda u Ciebie? Jak odpowiesz na pytanie: jak Ci idzie planowanie? Na ile dotrzymujesz terminów, które planujesz?
U mnie jest z tym różnie. Rutynowe bloki działań potrafię dobrze planować, ale niektóre pojedyncze działania wymykają się planom.
Na przykład wiem, że wszelkie działania związane z kolejnym odcinkiem 1-minutowego Frugi zajmą mi 10 godzin. Jednak nie wiem dokładnie, jak długo będę opracowywał scenariusz, lub montował odcinek. Montaż filmu czasem zajmie pół godziny, a czasem pięć godzin. Podobnie z pisaniem artykułu towarzyszącego odcinkowi: czasem jest to kilka zdań napisanych w kwadrans, a innym razem kilkaset słów tworzonych przez parę godzin. Najbardziej przewidywalne jest tworzenie napisów angielskich, to zajmuje pół godziny.
Jaki z tego morał? Nie wiem ile dokładnie czasu zajmie większość prac w moim 1-minutowym przedsięwzięciu, ale wiem, że ich suma, to będzie 10 godzin. Inaczej mówiąc, pojedyncze zadania mają swoją strefę nieprzewidywalności, która jest neutralizowana na poziomie większego bloku.
Bardzo podobne podejście można stosować do prac o większej skali. Mój znajomy dostał zlecenie od kolei w północnych Włoszech, na stworzenie dla nich aplikacji mobilnej. Jego pierwsze podejście do wysłania oferty polegało na wypełnieniu tabeli, gdzie dla każdego zadania określał optymalny czas wykonania, oraz opcję optymistyczną i pesymistyczną (czyli szacowanie 3-punktowe). Po weryfikacji szacunków przez swoich współpracowników, mój kolega Giulio wycenił robotę i złożył ofertę klientowi. Rozmawiałem z nim już po zakończeniu prac i wiem, że projekt zakończył się sukcesem.
Zatem podejście, o którym pisałem na przykładzie moich jednominutówek, sprawdziło się w projekcie o pracochłonności 200 razy większej niż moje przedsięwzięcie.
Chcę przez to powiedzieć, że warto planować, bo to ułatwia pracę.
No to jak to jest z tym rozśmieszaniem Pana Boga naszymi planami?
Parę lat temu byłem na wykładzie, gdzie prelegent powiedział coś, co dobrze rezonuje z moim podejściem do planowania: „Planuję tak, jakby wszystko było w moich rękach, ale w każdym momencie chcę być gotów, do porzucenia własnych planów, by pójść za tym co niespodziewanie przyniesie życie.”