Prezentacja to dialog

https://www.youtube.com/watch?v=dtiYpnctqsM

„Potrzebujemy dobrej prezentacji” – to zdanie pada w firmie, gdy czeka nas spotkanie na temat nowego produktu, lub gdy mamy przedstawić podsumowanie działań.
W ruch idzie PowerPoint, albo Prezi, a energia zespołu skupia się na tym co i jak pokazać na poszczególnych slajdach.
Tuż przed wejściem na scenę masz poczucie, że każdy dał z siebie wszystko. Prezentacja była wielokrotnie poprawiana. Jeszcze w ostatniej chwili wprowadzono drobne korekty. Kluczowe osoby pracowały bez wytchnienia. Oczywiście nikt nie marnował czasu na wypoczynek, czy sen. Po udanej prezentacji będzie można złapać oddech, ale teraz „wszystkie ręce na pokład”.
Po zakończonym spotkaniu, dzwoni ktoś z bliskich i pyta, jak poszło? W sumie było dobrze. Ale publiczność była chyba zmęczona, a może sala była źle wywietrzona, bo czuć było, że ludzie nie słuchali tak jak powinni. No to co zmienisz, by następnym razem było lepiej? Chyba trzeba będzie gdzie indziej wynająć salę. Może też zatrudnić profesjonalnego grafika, bo nasze slajdy najwyraźniej nie zrobiły swojej roboty.

uszy560xByć może to dobre wnioski. Jakość pomieszczenia i forma materiałów niewątpliwie wpływają na komfort słuchaczy. Jednak siedząc na widowni, wielokrotnie mocniej od kiepskich slajdów i dusznego pomieszczenia, przeszkadzało mi słuchanie treści, które mnie nie dotyczyły, mówione przez osobę, która wyglądała na tak sfatygowaną, że chyba sporo ją kosztowało mówienie głośno i wyraźnie.
Paradoksalnie, najlepsze prezentacje jakie pamiętam to takie, gdzie nie było ani slajdów, ani luksusowych sal wykładowych.

Jak sprawić, by nasze profesjonalne prezentacje były tak dobre jak te, które utkwiły mi w głowie? Weźmy na warsztat jedną z takich prezentacji i zobaczmy, co z niej wynika.
Kilka lat temu kupowałem motocykl. Radek, który sprzedawał swoją maszynę, zabrał mnie na parking koło supermarketu i zaprezentował sprzęt. Wcześniej dowiedział się, że będę głównie jeździł po mieście, w warszawskich korkach, więc podkreślał zwinność Yamahy. Opowiadał o tym, że 600 cm3 daje wystarczającą moc jak na wyrwanie się z ryzykownych sytuacji, a jednocześnie jest to stosunkowo lekki motocykl, dobrze sprawdzający się podczas nawigowania na zatłoczonych ulicach.

Jak nauka płynie z powyższej prezentacji?
Chwila. Czy to, aby była prezentacja? Czy „coś takiego” da się odnieść do naszych poważnych (smutnych?) biznesowych nasiadówek przed ekranem projektora?
Wróćmy do korzeni. Wg słownika „prezentacja to pokaz towarów, urządzeń, filmów itp.” Radek niewątpliwie poprowadził prezentację.
Dlaczego była to dobra prezentacja? Przede wszystkim, nim w ruch poszły opowieści o wspaniałym produkcie, sprzedawca dokładnie wiedział czego potrzebuję. Dzięki temu zamiast opowieści o wyjazdach do Chorwacji i walorach turystycznych motocykla, skupił się na tym jak maszyna radzi sobie w mieście. Mówiąc o tym czego potrzebuję sprawiał, że słuchałem go uważnie i z zainteresowaniem. Do tego mówił lekko i z entuzjazmem – dobrze się go słuchało. Co więcej, podczas prezentacji zadawał pytania i dbał o utrzymanie kontaktu.

Tak jak mówiłem w dzisiejszej jednominutówce, prezentacja to dialog, czyli rozmowa dwóch osób. Osoba prowadząca prezentację ma naturalną tendencję, by w tym dialogu zająć większość czasu i wypełniać przestrzeń swoją osobą. Jednak zgodnie za zasadą „dwoje uszu, jedne usta”, powinna swój czas zredukować do mniej więcej jednej trzeciej. Pozostałe dwie trzecie, to wysłuchanie czego klient potrzebuje, oraz posłuchanie jak odbiorca odnajduje to, co słyszy podczas prezentacji.
Dialog to wymagająca forma komunikacji i trzeba być w dobrej formie. Zatem zamiast nocnego ślęczenia nad poprawkami do slajdów, zalecam osiem godzin snu w noc poprzedzającą prezentację. Literówka w ofercie będzie miała mniejszy wpływ na nasz biznes, niż stracenie okazji na jakikolwiek biznes z uczestnikiem naszej prezentacji.
Jeśli chcesz, by Twoja kolejna prezentacja osiągnęła zamierzony cel to wsłuchaj się w potrzeby odbiorcy i skup się na nim. Daj z siebie wszystko podczas prezentacji, a nie w noc poprzedzającą prezentację.