Dawno dawno temu, wspólna praca na dokumentach polegała na nanoszeniu poprawek i odsyłaniu współpracownikom załącznika w formacie Microsoft Word. To było w czasach, gdy praktycznie każdy miał system operacyjny Windows oraz pakiet biurowy Office. Niektórzy wciąż żyją przeszłością.
UZGADNIANIE WERSJI
Ostatnio uczestniczyłem w „conference-call”, gdzie przez długie minuty prowadzący spotkanie uzgadniał z nami wersje dokumentów Word, które miały być przedmiotem dyskusji. Co więcej był to jeden z tych nielicznych porządnych managerów, który przy zmianie zawartości dokumentu modyfikował numer wersji w tytule. Przecież często zdarza nam się pracować z ludźmi, którzy wysyłają e-mailem kilka wersji pliki o tym samym tytule?! Wtedy uzgodnienie wersji graniczy z cudem. Nawet w pracy z jednym współpracownikiem dosyłanie wersji e-mailem jest męczące, a przy zespole kilkuosobowym to już dramat.
Na szczęście powyższe patologie odchodzą do lamusa. Dzisiaj Microsoft walczy, by dotrzymać kroku innowacyjnym konkurentom, a wielu użytkowników porzuciło pakiet Office na rzecz rozwiązań chmurowych.
GOOGLE IDZIE W TYSIĄCE
Rozmawiałem z szefem IT organizacji, która była w trakcie „przesiadki” kilku tysięcy użytkowników na rozwiązania chmurowe Google. Pytałem jak z przywiązaniem do rozwiązań Microsoft? Mówił, że jest grupa specjalistycznych użytkowników, którzy np. pozostaną z Excelem, lecz przeważająca większość znajdzie w chmurze Googli wszystko czego potrzebuje do codziennej pracy.
ZESPÓŁ Z MICROSOFT
Oczywiście Google to nie jedyna droga do pracy zespołowej. Można też łączyć używanie narzędzia Microsoft z pracą w chmurze. Wiesza się dokument w formacie Word na serwerze, a użytkownicy edytują plik na swoich komputerach nadpisując wersję na serwerze. Takie rozwiązanie widziałem w jednej korporacji, która używała produktów Microsoft jako swojego standardu.
Bez względu na techniczne szczegóły, radzę odejść od pracy zespołowej na załącznikach do maili na rzecz rozwiązań chmurowych.
CZY MASZ SER?
Drogi Czytelniku, radzę zweryfikować, czy stosowane przez Ciebie narzędzia zapewniają spójność, elastyczność i scentralizowaną redakcję dokumentów. Jeśli nie to warto wyjść ze strefy komfortu i skorzystać z czegoś nowego.